Een organisatie worstelde al enkele jaren met de uitvoer van projecten. Twee keer per maand kwamen 8 medewerkers bijeen om de voortgang van de projecten te bespreken. De onvrede over de efficiëntie van de bijeenkomsten nam in de loop der tijd toe. Tussentijdse veranderingen in een project leverden een grote hoeveelheid papierwerk op.
Buitendienstmedewerkers werden per post van de laatste ontwikkelingen op de hoogte gebracht.
Er is toen besloten om alle projectinformatie onder te brengen in een project database. Deze database is op maat gemaakt voor de klant. Alle medewerkers kunnen nu vanuit elke werkplek (thuis, onderweg of op de zaak) de database openen en bewerken. De bijeenkomsten werden daardoor overbodig. Alle betrokkenen beschikten vanaf dat moment altijd over de laatste project-informatie. De buitendienst hoefde geen kostbare tijd meer te verspillen aan papierwerk en reis- en werkuren voor projectoverleg. Deze en andere voordelen van de database applicatie werden daarmee direct duidelijk.

Elke projectgerelateerde informatie wordt in de applicatie overzichtelijk in tabellen en formulieren weergegeven. Managementrapportages, projectover-zichten en klantendetails uit één bron. Er waren koppelingen aangebracht met de CRM- en e-mail applicatie. Na korte tijd is het hoofdkantoor de applicatie ook gaan gebruiken.

Herkenbaar? Begon de echte automatisering bij u in de organisatie ook zo? Inmiddels zijn veel organisaties al veel verder met de inzet van ICT om de bedrijfsprocessen efficiënter te maken.
Naast aandacht voor business process management en busines process redesign is er nu ook veel aandacht voor de informatievoorziening.